10. Aprender a cancelar uma nota fiscal.

Somente será possível cancelar uma nota já transmitida e autorizada. Para fazer isto, você deve seguir as etapas seguintes. Primeiro, clique no botão cancelar na tela de consulta que já mostrei antes onde fica. Após fazer isto, o sistema lhe retornará a tela abaixo:

nfe_10

No campo da justificativa, você pode colocar a razão pela qual está fazendo isto, onde mostrei no exemplo. Abaixo, apenas para fins de controle você verá, sem poder editar, o número de protocolo que fez a transmissão da nota e a sua chave de acesso.

Você será sinalizado de que a nota está cancelada, conforme indicador abaixo:

nfe_11

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9. Aprender a transmitir uma nota fiscal.

A transmissão é um processo que envolve muitas etapas, além também de verificações internas que o sistema realiza, por isto não cabe muito explicar isto. Em resumo, precisamos saber apenas que ao clicar para transmitir acontece o que segue.

Se a nota for realizar baixa de estoque, o sistema antes verifica se os produtos têm saldo, se estiver tudo bem com isto, então o arquivo XML é gerado, é assinado com o certificado digital, é transmitido para o web service da SEFAZ, é gerado o protocolo de autorização e anexado ao XML e é impresso o DANFE.

Depois disto, o usuário terá acesso a baixar e fazer o que desejar com arquivos autorizados, eles ficam anexados na linha da nota lançada, onde abaixo indico:

nfe_9

Na coluna PDF, após enviar fica verde clicando aí, o DANFE é exibido, já o XML fica com o link ativo.

Para a transmissão, precisa clicar na coluna TRANSMITIR onde tem um ícone de envelope. Se não transmitiu ainda ele fica branco, depois que transmitiu ele fica azul, não permitindo clicar mais.

8. Aprender a alterar/excluir uma nota fiscal.

Para poder alterar uma nota existente, antes de tudo você precisa consultar as notas cadastradas, a tela abaixo demonstra onde fazer isto:

nfe_8

Onde a seta está indicando, é ali que se deve clicar. Esta tela retorna para a tela de inclusão com os dados preenchidos para que sejam feitas as alterações desejadas.

Note que circulei onde está escrito ‘Em Digitação’. Isto quer dizer o seguinte uma nota somente poderá ser editada se estiver com esta situação, caso ela já tenha sido transmitida ou esteja cancelada, isto não será mais possível.

Complementando, a última coluna trata a exclusão, basta clicar ali que o registro é excluído, desde que ele esteja em digitação, da mesma forma que expliquei acima.

7. Aprender a incluir uma nota fiscal.

Como tela a inclusão é dividida por sessões, onde cada sessão tem uma aba, vou mostrar uma a uma para um bom entendimento. Vamos lá, a primeira parte é preencher os dados gerais, onde ser chama cabeçalho:

nfe_1

Nesta primeira parte, você deve informar se a nota é de entrada ou de saída. Lembrando se for saída e natureza estiver configurada para gerar título, o sistema irá fazer a integração.

Se a natureza estiver configurada para gerar estoque, se for entrada, o estoque aumenta, se for saída, o estoque diminui.

Seguindo, selecione a natureza, se for entrada o filtro busca as naturezas do tipo entrada, se for saída, busca do tipo saída.

Informe um vendedor, a pessoa responsável por realizar o processo.

Informe as datas de emissão e saída. Por padrão o sistema já carrega com as datas de hoje em ambos os campos.

Informe uma conta contábil, caso haja integração, esta conta já é configurada no título a receber.

Informe o centro de custo para classificar o lançamento no sistema.

Selecione um destinatário, podendo ser cliente ou fornecedor, com base na opção escolhida o filtro faz a seleção do cadastro desejado.

Vamos agora pular para a segunda parte, contendo as informações dos produtos:

nfe_2

Eu deixei a tela acima com dois itens carregados já, mas vou explicar como fiz isto. No campo produto, onde está vazio, você coloca o cursor do mouse ali, digita as iniciais do produto desejado e clica em ENTER que uma lista será consultada e exibida com base na sua requisição. É isto. Em seguida, informe uma quantidade e um preço unitário e clique para adicionar.

A lista será carregada abaixo, resumindo os produtos adicionados na nota, incluindo aí mesmo uma visão já dos impostos calculados automaticamente com base nas informações configuradas nos cadastros que falamos antes já sobre isto.

Pulado agora para a terceira parte referente ao resumo dos impostos de variações de valor que poderá ser adicionadas, segue modelo:

nfe_3

Os campos A – B – C acrescentam variação no valor da nota, portanto aumentam. O campo D obviamente, deduz.

Abaixo, os impostos calculados pelo sistema, por isto ficam não editáveis.

Partindo agora para a quarta etapa, onde tratamos as informações de transporte, segue exemplo:

nfe_4

Aqui você poderá informar a modalidade de frete, havendo frete, abaixo, selecione um transportador, oriundo do cadastro que falamos antes.

É possível também informar um veículo que fez ou fará o transporte.

E, por último, os volumes transportados. Podendo adicionar mais de um registro por nota.

Vamos agora à quinta parte que trata da programação de vencimentos, neste ponto, se aplicável conforme configurações do usuário, o sistema define as datas de recebimento que irão na forma de títulos a receber para a parte financeira via integração. Abaixo, modelo de como a tela funciona:

nfe_5

Note que o valor disponível está zerado, isto porque eu demonstrei já com uma programação realizada, por isto o valor programado retorna preenchido com o único título que vou integrar, é possível dividir também isto em quantas parcelas desejar.

As informações básicas são: informe o valor do recebimento, a sua data de vencimento, o seu mês e ano de competência.

Agora estamos na sexta etapa, a tela se resume a dois campos apenas:

nfe_6

São as informações complementares ou do Fisco ou do contribuinte. Preencher com texto, apenas no caso do contribuinte, o campo de baixo, o preenchimento é obrigatório.

Está é a sétima e última etapa, mas na prática, você não precisará mexer em nada, este campos já estão preenchidos e configurados, precisam constar na validação da nota e estão aí por isto. Apenas para exemplo segue:

nfe_7

Bem, é isto. Para a inclusão da nota no Tiban são estas as etapas que precisam ser feitas.

Agora, abaixo, resumidamente, veja a tela de consulta e alguns conceitos de como usar:

nfeconsulta

Vou explicar por colunas:

N: Apenas mostra o ID do registro no banco.

CHAVE: se clicar no ícone abre uma tela com a chave de acesso da nota, caso precise copiar, estará ali.

DESTINATÁRIO: quem recebeu a nota, ou um cliente ou um fornecedor. Note que ao final da descrição fica (C) ou (F), indicando o tipo.

TIPO: se a nota foi de entrada ou saída.

CFOP: código da natureza de operação da nota.

NÚMERO: Este número é importantíssimo, pois define a numeração sequencial das notas emitidas. Para incluir a sua primeira nota, haverá um campo obrigatório para informar este valor. Você coloca o número da sua última nota já emitida, que o sistema irá contar mais um a partir dele, em seguida. Este campo ficará vazio, isto significa que sempre que ele esteja VAZIO a sua contagem é automática considerando as notas aprovadas e canceladas, se você informa um valor de novo, ele reconta a sua seqüência, reiniciando como fizemos com a primeira nota. Lembrando, a SEFAZ não aceita repetir número, se isto ocorrer a nota não valida.

Quando a nota ainda não foi transmitida o número ainda não existe. Este número somente é gerado após autorização.

VALOR: valor da nota fiscal, inclui despesas e desconto.

XML/PDF: link de acesso, apenas disponíveis após autorização.

TRANSMITIR: clica aí para realizar transmissão.

USUÁRIO: quem foi o usuário que fez a emissão no sistema.

DATA/HORA: quando emitiu.

ESTOQUE: de acordo com as configurações que já estudamos antes, informa SIM se movimentou, NÃO, se não movimentou. Se a nota é oriunda de um processo externo, ou seja, não foi emitida diretamente pelo caminho que vimos do passo a passo de inclusão acima, ela poderá mostrar mais duas opções.

Pode ser do tipo EXP, esta sigla significa que a nota foi emitida a partir de uma expedição de vendas de produtos interligada ao processo comercial.

Pode ser do tipo APL, esta sigla significa que a nota foi emitida a partir de uma aplicação de produtos de estoque, interligada ao processo interno de controle e movimentação de produtos.

CANCELA: faz o cancelamento da nota. Se estiver transmitida.

EXCLUIR: faz a exclusão da nota. Se não estiver transmitida.

 

 

6. Atualizar o cadastro de emitente e manter dados pré-definidos.

Para que haja emissão da nota os dados do emitente precisam estar obrigatoriamente atualizados. Isto basta se fazer apenas uma vez e pronto, são informações simples e de rápido preenchimento. Como neste exemplo:

emitente

Como se observa, são informações cadastrais básicas. Uma outra tela existe também que requer informar razão social, CNPJ, IE, dentre outras.

Note que os demais campos podem ficar pré-definidos, assim no ato de inclusão da nota, nos pontos aplicáveis dispensará a necessidade de preenchimento.

 

5. Realizar o cadastro de natureza da operação.

A natureza da operação deve ser única para uma nota, contudo cada produto poderá ter um número de CFOP distinto, por padrão os produtos já retornam com este número informado com base na natureza escolhida para a emissão da nota.

A tela para inclusão de uma natureza segue abaixo:

natOp.PNG

Basicamente, é isto. Quero apenas explicar as três opções que são exibidas na parte inferior:

Gerar Título: se for SIM, ao incluir a nota, se a natureza for tipo saída, um título a receber será integrado automaticamente no sistema de financeiro, contendo as informações da nota.

Gerar Estoque: se for SIM, ao incluir a nota, o estoque terá movimentação ou de entrada ou de saída depende do tipo de operação. No caso de saída, a baixa será condicionada à disponibilidade de saldo para ser processada.

Lei de Transparência dos Impostos no XML: Se for SIM, o valor aproximado dos impostos será apresentado na impressão do DANFE, bem como no conteúdo do arquivo XML.

 

4. Atualizar os impostos de cada produto.

Este tópico é complementar ao cadastro do produto que mostrei no tópico anterior, então, depois que realize o cadastramento necessário, o sistema irá apresentar uma tela como esta:

consultaProdutos.PNG

Observe a segunda e a terceira colunas, uma dá acesso à configuração dos impostos por produtos, que vou mostrar logo abaixo. A segunda é um indicador, demonstrando se o cadastro do seu produto está pronto para ser usado com a emissão de uma nota. Assim se pendente, será necessário atualizar, se concluído pode usar.

Acessando a tela de configuração teremos:

impostos_1

Observe que existem as abas para cada imposto, onde o usuário faz a configuração de cada um especificamente. Existem alguns detalhes nisto, mas com um treinamento a pessoa aprende e fica fácil de fazer.

Vou mostrar aqui mais duas abas desta mesma tela apenas para explicar um pouco mais, a primeira é esta:

impostos_2

Note que existem três campos acima, na aba de classificação do produto, isto é importante por que muitas regras derivam desta configuração.

Assim, no caso você poderá incluir diferentes naturezas de operação para um mesmo produto. Isto já otimiza o processo da emissão.

A outra coisa é que será necessário informar um código NCM, existe a tabela oficial com todos os códigos para consulta caso precise. O sistema somente aceitará um NCM válido e existente, isto porque esta referência é usada para calcular o valor aproximado dos impostos, a tabela do IBPT define já um preço médio oficial deste produto e usa isto para informar o quanto de impostos existe em uma nota.

E, por fim, existe o CEST é mais informação usada para a configuração dos produtos, mas esta é opcional.

Agora aqui a outra aba que citei, no caso, a última apenas para mostrar como fica o resultado depois que uma configuração é adicionada ao produto:

Impostos_3.PNG

Então, aí você está vendo um resumo dos dados principais de como ficou cada configuração adicionada, ou seja por cada natureza de operação que disse acima que poderia haver mais de uma por produto.

Entretanto, uma nota somente poderá ser emitida com produtos pertencentes a uma única natureza de operação, lembre-se disto.

Uma observação, após emitir uma nota com estes impostos configurados, caso você resolver alterar este padrão de configuração vigente, isto não irá afetar a nota já emitida.

3. Realizar o cadastro dos produtos.

Os produtos têm apenas algumas informações básicas, então vou informar neste tópico aqui isto, mas, complementarmente, informações relativas aos impostos também são obrigatórias, daí mostro no tópico seguinte.

Então, será necessário preencher uma tela como esta:

dadosprodutos

Note acima que existem opções de categoria, sub-categoria, unidades. Estes cadastros devem ser feitos anteriormente, os dois primeiros para fins de classificação e o terceiro define as unidades de medidas.

Se os dados cadastrais forem muitos extensos poderá existir alguma possibilidade de importar tudo isto de uma vez direto para o banco, evitando assim um trabalho tão longo.

2. Realizar os cadastros de clientes, fornecedores, transportadores e veículos

Os cadastros de clientes e fornecedores se aplicam para informar o destinatário da nota fiscal. Ambos podem ser definidos para notas de saída ou de entrada.

Os campos requisitados como obrigatórios são por conta do XML, eles precisam ser exibidos e, por isto, ao preencher o cadastro estes dados precisarão ser atualizados.

dadoscadastrais

Um exemplo é este acima, basicamente é preencher estes tipos de dados, tanto para clientes, fornecedores ou transportadores, estes último será utilizado quando for o caso específico se houver transporte.

Importante informar dados consistentes. Exemplo: CNPJ válido, telefone correto, mas o sistema já ajuda a fazer isto.

Se houver necessidade, o usuário também pode fazer uso dos cadastros de transportadores e veículos isto se aplica aos casos de nota que estão configuradas com uso de transporte. Mantendo estes dados atualizados, no ato de emissão da nota caberá fazer seleção dos registros desejados.

1. Dispor do certificado digital do tipo A1.

Na internet, existe vasto conteúdo falando sobre assinatura digital, por isto sem repetir muito, quero apenas reiterar que para a emissão de nota fiscal eletrônica a empresa poderá usar dois tipos de certificado o A1 ou o A3.

O tipo A1 não necessita de dispositivo físico, assim basta ter o programa adquirido com a instituição credenciada. Exemplo: a Certisign.

O tipo A3 usa um dispositivo físico que poderá ser um cartão com chip acompanhado de uma leitora, então sempre que for assinar algum documento, o mesmo estará conectado ao computador solicitará uma senha e completará o processo.

No caso do Tiban, a opção é pelo tipo A1, o cliente coloca o seu certificado no servidor, informa uma senha e o CNPJ da empresa nas configurações do sistema e o processo será realizado automaticamente.