Nota Fiscal Eletrônica – No Tiban.

nfetiban

O SGT (Sistema de Gestão Tiban) é um software integrado que tem como objetivo gerenciar os processos da empresas da forma mais racional possível, eliminando etapas não necessárias e criando o fluxo eficiente para que as atividades sejam realizadas de modo padronizado. Além disto, o seu funcionamento é realizado de forma integrada, o que minimiza repetições de tarefas, eliminando retrabalhos.

Dentre os processos principais temos: COMPRAS, VENDAS, EXPEDIÇÃO, ESTOQUES, FINANCEIRO E FATURAMENTO. Na prática, existem muitas outras rotinas complementares que deixam o sistema bastante abrangente para poder atender às necessidades de diferentes tipos de negócios.

Por enquanto, nas próximas postagens, vou falar aqui mais de como usar a nota eletrônica, assim muitas dúvidas já poderão ser elucidadas aqui diretamente com uma rápida leitura.

Como disse acima, existem muitos processos no sistema, mas se sua empresa precisar apenas de um ou de alguns, é possível concentrar somente no que é necessário, desconsiderando aquilo que não for aplicável.

Outra coisa, é que é possível também criar ou customizar coisas novas. Acho que os sistema devem ser flexíveis para que possam tratar as mudanças que ocorram e as particularidades de cada negócio.

Em se tratando da nota fiscal eletrônica no Tiban, ela funciona de maneira simples. Do ponto de vista da operação o Tiban é, também, simples e rápido, pois as informações já podem ser todas parametrizadas inicialmente, deixando a rotina com total eficiência.

Um exemplo disto são os indicadores de cadastros para clientes, fornecedores, produto, impostos e emitente. O administrador do sistema pode aprontar isto uma única vez ou à medida que atualiza, caberá ao usuário que opera apenas fazer inclusão, alteração, transmissão ou cancelamento.

Será necessário dispor do certificado digital tipo A1, o Tiban funciona on-line, o certificado ficará junto com os arquivos do sistema na nuvem, não necessário dispositivo físico. O processo de assinatura das notas emitidas é todo automático.

O administrador do sistema poderá parametrizar os tipos de notas por natureza de operação para que as rotinas de integração funcionem, ou seja, ao cadastrar um código de CFOP, você pode informar se ele deve gerar notas de entrada ou de saída, se ele deve afetar o estoque de produtos, gerando movimentação e se ele deve afetar o sistema financeiro, atualizando títulos recebíveis. Isto dará segurança e consistência nas informações, além de eliminar trabalhos manuais.

Falando um pouco mais sobre integração, existem 3 formas hoje de se incluir uma nota fiscal eletrônica no Tiban. A primeira é via a inclusão direta, o usuário cria a nota, emite e pronto. As outras duas são por integração: (A) integração por expedição de vendas: neste caso, a nota é gerada através do processo comercial, ao baixar os produtos de estoque do pedido, é possível integrar e fazer a emissão da nota, de forma análoga temos (B) integração por aplicação de produtos do estoque, este é o caso do usuário fazer o envio de produtos para um cliente através da requisição de saída de estoque seguida de aplicação. Decorre no mesmo tipo de integração citado acima.

Podemos oferecer ainda mais uma origem de integração, que é através do processo de medição que sua empresa utilize particularmente, podemos avaliar como ele funciona e trazer sua rotina para o sistema, deixando-a integrada ao processo de emissão da NF-e.

Vamos falar agora sobre valor aproximado dos impostos. Com base na Lei de Transparência dos impostos, considerando notas com incidência de tributos, a impressão deverá apresentar ao consumidor a estimativa dos impostos da operação calculada, tendo como base os dados do IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação). Isto é o sistema fará sem a intervenção do usuário. Caberá apenas manter atualizados os dados dos produtos com  NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) correspondente a cada produto.

Ainda sobre impostos, em cada produto, o usuário deverá fazer a configuração devida de cada imposto. Não ficarão disponíveis para inclusão na nota os produtos que não estivem com as suas devidas configurações fiscais. Com isto feito, os cálculos de cada imposto serão realizados de forma automática, tendo em vista o tipo de configuração aplicável, bem como o valor total dos produtos da nota.

O usuário ainda poderá variar o valor da nota informando outras despesas, frete, seguro ou desconto.

Cabe destacar que, por razões legais, o usuário somente poderá cancelar uma nota fiscal na SEFAZ dentro de prazo de 24 horas, contando da sua emissão.

Sobre o controle de numeração de suas notas. É importante destacar que o número da nota fiscal somente é incrementado após a sua autorização na SEFAZ. Assim, ao incluir o lançamento no Tiban, ainda não haverá uma numeração válida definida. Isto funciona na forma de uma fila, à medida em que as requisições vão chegando a numeração vai sendo sequenciada. O SEFAZ não aceita repetir números, no Tiban você poderá definir um número inicial para a contagem, bem como poderá quebrar essa contagem se assim desejar.

O sistema ao final também oferece relatórios gerenciais para que o gestor tenha uma visão precisa da sua situação geral de faturamento.

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Passo a passo da nota eletrônica

Se você pretende usar o sistema de nota eletrônica no Tiban, vou listar aqui as etapas a serem seguidas para que possa iniciar:

  • Consultar integração de estoque e recebimentos. (12)
  • Aprender a gerar e consultar relatórios. (11)
  • Aprender a cancelar uma nota fiscal. (10)
  • Aprender a transmitir uma nota fiscal. (9)
  • Aprender a alterar/excluir uma nota fiscal. (8)
  • Aprender a incluir/consultar uma nota fiscal. (7)
  • Atualizar o cadastro de emitente e manter dados pré-definidos. (6)
  • Realizar o cadastro de natureza da operação. (5)
  • Atualizar os impostos de cada produto. (4)
  • Realizar o cadastro dos produtos. (3)
  • Realizar os cadastros de clientes, fornecedores e transportadores. (2)
  • Dispor do certificado digital do tipo A1. (1)

12. Consultar Integração de Estoque e Recebimento

A inclusão de uma NF-e no TIBAN pode ter diferentes origens, por exemplo: o usuário pode fazer um lançamento direto, ou pode importar os dados de um pedido de venda, ou de uma aplicação de saída de estoque, ou, também, ter origem no processo de faturamento a partir de uma medição.

Com isto, o sistema faz o controle automático da saída de estoque, conforme configurações prévias que o administrador do sistema define.

Na coluna estoque, na lista de notas emitidas, é possível acompanhar a situação individual de cada lançamento:

indicadorEstoque

O mesmo tipo de pensamento pode ser usado para a parte de títulos a receber, caso deseja ao lançar a nota, integrar um título, é possível fazer a configuração e acompanhar na lista de notas emitidas.

Observação: Estas configurações podem ser associadas à natureza da operação, assim, ao fazer a seleção da natureza na inclusão da nota, a configuração passar a ser assumida automaticamente.

11. Aprender a gerar e consultar relatórios.

Os relatório de notas emitidas poderão ser consultados por diferentes visões. Assim, com base na necessidade, o usuário pode definir os tipos de filtros e gerar o resultado esperado, conforme exemplo abaixo para os filtros:nfeRelatorio_1

E aqui mais um segundo exemplo de como a visão pode ser analisada:

nfeRelatorio_2

Além disto, a TIBAN pode personalizar qualquer modelo de relatório com base na necessidade do cliente para qualquer processo.

10. Aprender a cancelar uma nota fiscal.

Somente será possível cancelar uma nota já transmitida e autorizada. Para fazer isto, você deve seguir as etapas seguintes. Primeiro, clique no botão cancelar na tela de consulta que já mostrei antes onde fica. Após fazer isto, o sistema lhe retornará a tela abaixo:

nfe_10

No campo da justificativa, você pode colocar a razão pela qual está fazendo isto, onde mostrei no exemplo. Abaixo, apenas para fins de controle você verá, sem poder editar, o número de protocolo que fez a transmissão da nota e a sua chave de acesso.

Você será sinalizado de que a nota está cancelada, conforme indicador abaixo:

nfe_11

9. Aprender a transmitir uma nota fiscal.

A transmissão é um processo que envolve muitas etapas, além também de verificações internas que o sistema realiza, por isto não cabe muito explicar isto. Em resumo, precisamos saber apenas que ao clicar para transmitir acontece o que segue.

Se a nota for realizar baixa de estoque, o sistema antes verifica se os produtos têm saldo, se estiver tudo bem com isto, então o arquivo XML é gerado, é assinado com o certificado digital, é transmitido para o web service da SEFAZ, é gerado o protocolo de autorização e anexado ao XML e é impresso o DANFE.

Depois disto, o usuário terá acesso a baixar e fazer o que desejar com arquivos autorizados, eles ficam anexados na linha da nota lançada, onde abaixo indico:

nfe_9

Na coluna PDF, após enviar fica verde clicando aí, o DANFE é exibido, já o XML fica com o link ativo.

Para a transmissão, precisa clicar na coluna TRANSMITIR onde tem um ícone de envelope. Se não transmitiu ainda ele fica branco, depois que transmitiu ele fica azul, não permitindo clicar mais.

8. Aprender a alterar/excluir uma nota fiscal.

Para poder alterar uma nota existente, antes de tudo você precisa consultar as notas cadastradas, a tela abaixo demonstra onde fazer isto:

nfe_8

Onde a seta está indicando, é ali que se deve clicar. Esta tela retorna para a tela de inclusão com os dados preenchidos para que sejam feitas as alterações desejadas.

Note que circulei onde está escrito ‘Em Digitação’. Isto quer dizer o seguinte uma nota somente poderá ser editada se estiver com esta situação, caso ela já tenha sido transmitida ou esteja cancelada, isto não será mais possível.

Complementando, a última coluna trata a exclusão, basta clicar ali que o registro é excluído, desde que ele esteja em digitação, da mesma forma que expliquei acima.

7. Aprender a incluir uma nota fiscal.

Como tela a inclusão é dividida por sessões, onde cada sessão tem uma aba, vou mostrar uma a uma para um bom entendimento. Vamos lá, a primeira parte é preencher os dados gerais, onde ser chama cabeçalho:

nfe_1

Nesta primeira parte, você deve informar se a nota é de entrada ou de saída. Lembrando se for saída e natureza estiver configurada para gerar título, o sistema irá fazer a integração.

Se a natureza estiver configurada para gerar estoque, se for entrada, o estoque aumenta, se for saída, o estoque diminui.

Seguindo, selecione a natureza, se for entrada o filtro busca as naturezas do tipo entrada, se for saída, busca do tipo saída.

Informe um vendedor, a pessoa responsável por realizar o processo.

Informe as datas de emissão e saída. Por padrão o sistema já carrega com as datas de hoje em ambos os campos.

Informe uma conta contábil, caso haja integração, esta conta já é configurada no título a receber.

Informe o centro de custo para classificar o lançamento no sistema.

Selecione um destinatário, podendo ser cliente ou fornecedor, com base na opção escolhida o filtro faz a seleção do cadastro desejado.

Vamos agora pular para a segunda parte, contendo as informações dos produtos:

nfe_2

Eu deixei a tela acima com dois itens carregados já, mas vou explicar como fiz isto. No campo produto, onde está vazio, você coloca o cursor do mouse ali, digita as iniciais do produto desejado e clica em ENTER que uma lista será consultada e exibida com base na sua requisição. É isto. Em seguida, informe uma quantidade e um preço unitário e clique para adicionar.

A lista será carregada abaixo, resumindo os produtos adicionados na nota, incluindo aí mesmo uma visão já dos impostos calculados automaticamente com base nas informações configuradas nos cadastros que falamos antes já sobre isto.

Pulado agora para a terceira parte referente ao resumo dos impostos de variações de valor que poderá ser adicionadas, segue modelo:

nfe_3

Os campos A – B – C acrescentam variação no valor da nota, portanto aumentam. O campo D obviamente, deduz.

Abaixo, os impostos calculados pelo sistema, por isto ficam não editáveis.

Partindo agora para a quarta etapa, onde tratamos as informações de transporte, segue exemplo:

nfe_4

Aqui você poderá informar a modalidade de frete, havendo frete, abaixo, selecione um transportador, oriundo do cadastro que falamos antes.

É possível também informar um veículo que fez ou fará o transporte.

E, por último, os volumes transportados. Podendo adicionar mais de um registro por nota.

Vamos agora à quinta parte que trata da programação de vencimentos, neste ponto, se aplicável conforme configurações do usuário, o sistema define as datas de recebimento que irão na forma de títulos a receber para a parte financeira via integração. Abaixo, modelo de como a tela funciona:

nfe_5

Note que o valor disponível está zerado, isto porque eu demonstrei já com uma programação realizada, por isto o valor programado retorna preenchido com o único título que vou integrar, é possível dividir também isto em quantas parcelas desejar.

As informações básicas são: informe o valor do recebimento, a sua data de vencimento, o seu mês e ano de competência.

Agora estamos na sexta etapa, a tela se resume a dois campos apenas:

nfe_6

São as informações complementares ou do Fisco ou do contribuinte. Preencher com texto, apenas no caso do contribuinte, o campo de baixo, o preenchimento é obrigatório.

Está é a sétima e última etapa, mas na prática, você não precisará mexer em nada, este campos já estão preenchidos e configurados, precisam constar na validação da nota e estão aí por isto. Apenas para exemplo segue:

nfe_7

Bem, é isto. Para a inclusão da nota no Tiban são estas as etapas que precisam ser feitas.

Agora, abaixo, resumidamente, veja a tela de consulta e alguns conceitos de como usar:

nfeconsulta

Vou explicar por colunas:

N: Apenas mostra o ID do registro no banco.

CHAVE: se clicar no ícone abre uma tela com a chave de acesso da nota, caso precise copiar, estará ali.

DESTINATÁRIO: quem recebeu a nota, ou um cliente ou um fornecedor. Note que ao final da descrição fica (C) ou (F), indicando o tipo.

TIPO: se a nota foi de entrada ou saída.

CFOP: código da natureza de operação da nota.

NÚMERO: Este número é importantíssimo, pois define a numeração sequencial das notas emitidas. Para incluir a sua primeira nota, haverá um campo obrigatório para informar este valor. Você coloca o número da sua última nota já emitida, que o sistema irá contar mais um a partir dele, em seguida. Este campo ficará vazio, isto significa que sempre que ele esteja VAZIO a sua contagem é automática considerando as notas aprovadas e canceladas, se você informa um valor de novo, ele reconta a sua seqüência, reiniciando como fizemos com a primeira nota. Lembrando, a SEFAZ não aceita repetir número, se isto ocorrer a nota não valida.

Quando a nota ainda não foi transmitida o número ainda não existe. Este número somente é gerado após autorização.

VALOR: valor da nota fiscal, inclui despesas e desconto.

XML/PDF: link de acesso, apenas disponíveis após autorização.

TRANSMITIR: clica aí para realizar transmissão.

USUÁRIO: quem foi o usuário que fez a emissão no sistema.

DATA/HORA: quando emitiu.

ESTOQUE: de acordo com as configurações que já estudamos antes, informa SIM se movimentou, NÃO, se não movimentou. Se a nota é oriunda de um processo externo, ou seja, não foi emitida diretamente pelo caminho que vimos do passo a passo de inclusão acima, ela poderá mostrar mais duas opções.

Pode ser do tipo EXP, esta sigla significa que a nota foi emitida a partir de uma expedição de vendas de produtos interligada ao processo comercial.

Pode ser do tipo APL, esta sigla significa que a nota foi emitida a partir de uma aplicação de produtos de estoque, interligada ao processo interno de controle e movimentação de produtos.

CANCELA: faz o cancelamento da nota. Se estiver transmitida.

EXCLUIR: faz a exclusão da nota. Se não estiver transmitida.

 

 

6. Atualizar o cadastro de emitente e manter dados pré-definidos.

Para que haja emissão da nota os dados do emitente precisam estar obrigatoriamente atualizados. Isto basta se fazer apenas uma vez e pronto, são informações simples e de rápido preenchimento. Como neste exemplo:

emitente

Como se observa, são informações cadastrais básicas. Uma outra tela existe também que requer informar razão social, CNPJ, IE, dentre outras.

Note que os demais campos podem ficar pré-definidos, assim no ato de inclusão da nota, nos pontos aplicáveis dispensará a necessidade de preenchimento.

 

5. Realizar o cadastro de natureza da operação.

A natureza da operação deve ser única para uma nota, contudo cada produto poderá ter um número de CFOP distinto, por padrão os produtos já retornam com este número informado com base na natureza escolhida para a emissão da nota.

A tela para inclusão de uma natureza segue abaixo:

natOp.PNG

Basicamente, é isto. Quero apenas explicar as três opções que são exibidas na parte inferior:

Gerar Título: se for SIM, ao incluir a nota, se a natureza for tipo saída, um título a receber será integrado automaticamente no sistema de financeiro, contendo as informações da nota.

Gerar Estoque: se for SIM, ao incluir a nota, o estoque terá movimentação ou de entrada ou de saída depende do tipo de operação. No caso de saída, a baixa será condicionada à disponibilidade de saldo para ser processada.

Lei de Transparência dos Impostos no XML: Se for SIM, o valor aproximado dos impostos será apresentado na impressão do DANFE, bem como no conteúdo do arquivo XML.